Få kontroll över ett komplext policylandskap
Få kontroll över ett vidsträckt policylandskap. Vi gör relationer, ägarskap och definitioner synliga och spårbara så förändringseffekter är tydliga och uppdateringar är säkrare och snabbare. Detta låter policy- och styrningsfunktioner implementera och granska förändringar med förtroende.
Levererat som en blandning av rådgivningstjänster, tillämpad datavetenskap och vår mjukvara Calcifer.
Policylandskapet som uttrycks genom tusentals styrdokument: standarder, policyer, instruktioner och kontrakt som korshänvisar och utvecklas över tid. Vi lyfter fram hur definitioner samordnas eller driver isär, vem som äger och är ansvarig för innehåll och hur ansvar tilldelas över roller. Detta gör förändringseffekter och implementeringsvägar explicita — vad som ska uppdateras, var det sprider sig och vilka intressenter som måste agera.
Situation
Policy och styrning upprätthålls genom en stor, utvecklande uppsättning specifierande och reglerande dokument över organisationen och dess partners. Ändringsförfrågningar, granskningar och ägarskap sträcker sig över många team och system, och hänvisningar ackumuleras över tid.
Kundtyp
Stor nationell offentlig myndighet med reglerande och operativt ansvar för säkerhetskritiskt arbete.
Utmaning
Myndigheten hanterar en stor, sammanlänkad uppsättning specifierande och reglerande dokument. Personberoende, manuella praxis skapade inkonsekvens, långsamma förändringsprocesser och svårigheter att förstå nedströmspåverkan vid uppdatering av regler. Att säkerställa efterlevnad samtidigt som policy ändras var riskfyllt utan en transparent vy av beroenden, ägarskap och definitioner över dokument.
Mål
- Öka tydlighet och kvalitet genom att harmonisera och konsolidera specifierande dokument med AI-assistans
- Utvärdera hur AI kan hantera stora volymer och komplexa dokumentrelationer
- Etablera spårbarhet från insikter tillbaka till ursprungliga källor för att bygga förtroende för beslut
Vad vi gjorde
Vi genomförde ett tidsbegränsat uppdrag över två månader för att bevisa värde och forma en implementeringsväg:
- Mobilisering: Definierade omfattning, datakällor, framgångskriterier och intressenter
- Uppstart: Säkrade åtkomst och avtal, konfigurerade AI-tjänsten, schemalade arbetssessioner
- Användning: Introducerade användare, gav utbildning och stöd, samlade feedback och förbättrade förmågor mellan omgångar. Totalt laddades tusentals dokument från flera olika källor för analys
- Utvärdering: Konsoliderade fynd och feedback, dokumenterade resultat och nästa steg
Arbetet kombinerade ämnesexpertis med AI-stödd analys för att kartlägga dokumentationslandskapet och lyfta fram var terminologi, hänvisningar, roller och ansvar samordnas eller divergerar. Alla fynd hölls spårbara till ursprungsdokument för att stödja granskning och styrning.
Resultat
Trots en snäv tidslinje och skiftande projektkontext visade uppdraget tydlig potential att förbättra kvalitet och hastighet samtidigt som risken minskas:
- Identifierade redundant innehåll och dubbletter över dokument
- Upptäckte cirkulära referenser och inkonsekvent terminologianvändning
- Klargjorde roller, ansvar och ägarskap för att stödja styrning
- Lyfte fram dokument lämpliga för konsolidering eller pensionering
- Möjliggjorde versionsskillnader, ändringsspårning och referenskontroll för att exponera luckor och saknade länkar
Förväntade fördelar för policy- och styrningsfunktioner inkluderar:
- Minskad ansträngning och cykeltid för att utforma, uppdatera och granska dokument
- Högre transparens och tillgänglighet av information (inklusive 24/7 källänkad frågor och svar)
- Förbättrad juridisk säkerhet genom konsoliderade, konsekventa svar
- Snabbare, säkrare förändringsimplementering med konsekvensanalys över korpusen
- Maskinassisterade första utkast för konsoliderade klausuler, kontraktstexter och vägledning
- Generering av koncisa, rolllämpliga sammanfattningar för beslutsfattare och utövare
Hur det fungerar
- Dokumentlandskapskartering: Bygg en navigerbar vy av hur dokument relaterar och refererar till varandra
- Semantisk och strukturell analys: Upptäck redundanta eller motstridiga passager, cirkulära referenser och definitionsavdrift
- Styrningsgraf: Gör ägarskap, roller och ansvar synliga över korpusen
- Högförtroende-assistenter: Låt experter fråga korpusen med källänkade svar istället för ogenomskinliga sammanfattningar
Styrningseffekt
- Förändra med förtroende: Se var en föreslagen förändring sprider sig och vem som behöver involveras
- Spårbarhet genom design: Varje insikt länkar tillbaka till specifika passager i källdokument
- Konsekventa definitioner: Lyft fram var termer divergerar och samordna språk över beståndet
- Livscykelkontroll: Gör ägarskap, granskningscykler och pensionskandidater explicita
- Revisionsberedskap: Exporterbara, förklarbara bevis för hur slutsatser nåddes